7 Zeitmanagement-Tipps, die Du kennen musst

Im Sekunden-Takt eine neue E-Mail. Parallel dazu Nachrichten auf Facebook, Twitter oder einem anderen Social Media Kanal. Ständig schreibt jemand, will was von Dir, ruft Dich an. Um mit weniger Stress und mehr freier Zeit durch den Arbeitsalltag zu gehen, findest Du hier 7 Zeitmanagement-Tipps, die Dir ganz bestimmt helfen.

No. 1  der Zeitmanagement-Tipps: Prioritäten setzen

Mit den Prioritäten fängt alles an. Wenn Du viel Arbeit hast und denkst Du kannst alles an einem Tag erledigen, dann täuschst Du Dich. Es ist viel zu wahrscheinlicher, dass Du Dich verzettelst in all den verschiedenen To-Dos. Um das zu vermeiden brauchst Du Zeitmanagement-Tipps. Ganz wichtig: Du wirst nur fertig werden, wenn Du Deine Prioritäten richtig setzt. Doch wie geht das?

Eine super Möglichkeit ist es Dich auf das Pareto-Prinzip zu fokussieren. Das Prinzip, das vielen wahrscheinlich unter 80:20-Regel bekannter ist, zeigt, dass meist 80% der Ergebnisse mit 20% des Gesamtarbeitsaufwands erledigt werden. Das zeigt, dass es viele Aufgaben gibt, die viel Zeit fressen oder gar nicht erst gemacht werden müssten. Diese Regel zeigt auch, dass es wenige Dinge gibt, die überdurchschnittlich wichtig sind. Das sind dann die Erfolgsfaktoren auf die Du dich fokussieren solltest. Versuche Dir das also immer wieder in Erinnerung zu rufen.

Eine andere Möglichkeit, um Prioritäten richtig zu setzen ist das Eisenhower-Prinzip. Nach dieser Methode werden anstehende Aufgaben nach Wichtigkeit und Dringlichkeit kategorisiert. Du gehst also alle Deine Aufgaben der Reihe nach durch und teilst sie danach ein. Im Anschluss gehst Du dann zunächst die wichtigen und dringenden Aufgaben an. Die wichtigen, aber nicht dringenden planst Du für später, während Du die dringenden und nicht wichtigen Aufgaben am Besten delegierst. Unwichtige und nicht dringende Aufgaben werden nicht bearbeitet.

No. 2 der Zeitmanagement-Tipps: Aufgaben bündeln

Jeder von uns hat unzählige Aufgaben. Wenn Du zu viele Aufgaben auf einmal beginnst, ist das nicht effektiv. Multitasking funktioniert nicht. Es macht auch keinen Sinn hektisch eine Aufgabe nach der anderen abzuarbeiten, ohne darüber nachzudenken, ob sie nicht einige Zeit später zusammen mit anderen Aufgaben viel mehr Sinn geben würde. Viele davon hängen zusammen und können “auf einen Schlag” erledigt werden. Versuche daher Deine Aufgaben also thematisch zu bündeln und Du wirst erstaunt sein, wieviel Du schaffen kannst.

Bündeln Sie Aufgaben zusammen. Multitasking funktioniert nicht. Wenn Sie aber Aufgaben „Energetisieren”, werden Sie erstaunt sein, wie viel Sie schaffen können. Sie brauchen einfach ein wenig Schubkraft.

Ein beliebtes  Thema ist in diesem Zusammenhang auch der Umgang mit E-Mails. Das von Unternehmer Tim Ferris bekannt gewordene System E-Mails zu bündeln ist einfacher als Du denkst. Wenn Du Deine E-Mail nur zwei Mal am Tag liest und beantwortest, hast Du selbst mehr Zeit um wirklich produktiv zu sein. Gleichzeitig verpasst Du aber auch keine wichtige Nachricht.

“A man is rich in proportion to the number of things he can afford to let alone.”

– Henry David Thoreau

No. 3 der Zeitmanagement-Tipps: Eat the frog in the morning

Wer kennt das nicht: Diese Aufgaben, die uns so unliebsam sind, dass wir sie als einen Berg vor uns herschieben. Aber es gibt eine Lösung: Eat that frog! Was Mark Twain schon vor Jahrzehnten erkannt hat, ist heute ein klassiker unter den Zeitmanagement-Tipps. Und zwar gleich zu Beginn des Tages. Wenn Du die unliebsamen Aufgaben direkt am frühen Morgen wegarbeitest, hast Du danach den Kopf frei und fühlst Dich erleichtert. Damit kannst Du anschließend viel freier und unbeschwerter arbeiten.

Eine gute Idee, um gleich am Morgen loszulegen: Nimm Dir einfach jeden Tag mindestens 3 Minuten, um mit der Aufgabe zu beginnen und erlaube Dir danach abzubrechen, wenn Du in keinen guten Arbeitsmodus kommst. Das Gute ist: Ein guter Arbeitsmodus stellt sich fast immer ein – es ist also sehr unwahrscheinlich, dass Du abbrichst. Damit Du auch daran denkst: Trage Dir am Besten jeden morgen einen Blocker im Kalender ein, in dem Du Dir Zeit nimmst für das nervigste To-Do.

No. 4 der Zeitmanagement-Tipps: Nein sagen

Lass Dir keine Zeit rauben. Es werden ständig Menschen zu Dir kommen und Deine Zeit beanspruchen wollen. Jeder will etwas von Dir. Wenn Du selbst vorankommen willst, kannst Du aber nicht allen helfen. Denn Deine eigenen Ziele haben oberste Priorität. Du bist deswegen auch nicht unmenschlich oder gar unsozial. Lerne Nein zu sagen und Du wirst merken das ist gar nicht so schwer. Im Gegenteil: Es zeigt, dass Du Dich, Deine Zeit und Deine Prios sehr gut kennst.

Versuche es zunächst einmal in alltäglichen Momenten und sag einfach mal nein. Du wirst sehen es ist halb so schlimm!

No. 5 der Zeitmanagement-Tipps: Delegieren

Du kannst nicht alles. Auch, wenn das manchmal schwer zuzugeben ist. In der heutigen Welt sind die Aufgaben oft so spezialisiert, dass es Dir allein unmöglich ist, alles zu erledigen. Jeder Mensch hat auch unterschiedliche Stärken, weshalb es sinnvoll ist diese auch für die richtigen Aufgaben einzusetzen. Versuche daher so viel es geht zu delegieren und Arbeitspakete an Andere abzugeben.

Wer The 4-hour Workweek gelesen hat, weiß, dass beim Delegieren ist allerdings vorsicht geboten ist. Niemals solltest Du Prozesse delegieren, die man eigentlich gar nicht benötigt oder die man automatisieren könnte. Das ist die häufigste Gefahr, weshalb nicht effektiv und effizient gearbeitet werden kann.

No. 6 der Zeitmanagement-Tipps: Planen

Es wird Dir alles zuviel? Du weißt nicht wo Du anfangen sollst? Dann nimm Dir die Zeit und mache Dir einen Plan. Lasse für einen kurzen Zeitpunkt alles liegen (in diesem Fall musst Du kurzfristig aufschieben!) und überlege Dir eine Vorgehensweise. Nur, wenn Du Dir Zeit nimmst Dich zu orientieren, zu priorisieren und Dich und Deine Arbeitsweise selbst zu hinterfragen, schaffst Du Dir einen Überblick. Sonst läufst Du Gefahr vor Aufgaben den Aufgaben-Wald nicht mehr zu sehen!

No. 7 der Zeitmanagement-Tipps: Testen und anpassen

Testen, testen, testen! Versuche wenn immer möglich nach dem Kaizen-Prinzip zu leben und optimiere Deinen Alltag bis sich die Balken biegen. Nach Kaizen sollen Mitarbeiter ihre Tätigkeiten und ihren Arbeitsplatz stets kritisch hinterfragen und ihre Arbeitsweise kontinuierlich verbessern und ändern. Diese Management-Philosophie kannst Du auch gut auf Dich selbst übertragen.

Manche Dinge laufen einfach ganz anders als erwartet. Das ist ganz normal. Dann musst Du Deine Herangehensweise einfach ändern und das Ganze noch einmal versuchen. So lange bis es klappt. Du kannst nicht alles vorhersehen. Daher loslegen und testen, nur so kommst Du weiter.

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7 Zeitmanagement-Tipps, die Du kennen muss – Damit hat Multi-Tasking endlich ein Ende!

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